Head Of Office Management / Head of Facilities (m/w/x)

Unbefristeter Vertrag - Berlin
Wer wir sind:
Doctolib bietet Ärzten und Krankenhäusern eine Softwarelösung, die die Praxiseffizienz und Produktivität der medizinischen Mitarbeiter durch ressourcenoptimierten Zeiteinsatz steigert und die Zusammenarbeit von Ärzten erleichtert. Über das Online-Portal und die App können Patienten Ärzte oder Krankenhäuser in der Nähe finden, Termine rund um die Uhr online buchen und selbst verwalten. 2013 in Frankreich gegründet hat sich das Unternehmen zu einem führenden eHealth-Unternehmen in Europa entwickelt. Doctolib arbeitet mit 150.000 Ärzten sowie 2.000 Gesundheitseinrichtungen in Europa zusammen. Die Online Plattform hat aktuell knapp 42 Millionen Besuche monatlich, davon mehr als 2 Millionen bereits in Deutschland. Europaweit sind fast 1000 Mitarbeiter bei Doctolib in 40 Städten beschäftigt. In Deutschland ist Doctolib seit 2016 aktiv. Nun fehlt uns nur noch eine Zutat um unsere Mission in Deutschland zu realisieren. DU – als:


Head Of Office Management / Head of Facilities (m/w/x) - eHealth am Standort Berlin


Dein Beitrag zu unserer Mission:
Als Head of Office Management (m/w/x) bist Du das Herzstück unseres Unternehmens und machst unsere Büros zu Orten, an dem sich alle Mitarbeiter wohl fühlen und effizient arbeiten können. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen und verantwortest die administrativen und organisatorischen Unternehmensabläufe von Doctolib Deutschland.  

- Du bist für den Aufbau, die operative Steuerung, Koordination und Weiterentwicklung des Office Management Teams zuständig Du betreust proaktiv unser Berliner Headquarter sowie 7 weitere Standorte in Deutschland
- Du bist verantwortlich für die Auswahl, Planung und Eröffnung von zusätzlichen Büroräumen in Deutschland sowie deren Organisation (strategische Arbeitsplatzplanung, Gestaltung attraktiver Büroflächen, etc.)
- Du entwickelst ausgezeichnete Unternehmensabläufe, Strategien und Prozesse deines Teams, von Empfang über das Sekretariat bis hin zur vorbereitenden Buchhaltung
- Du schaffst eine angenehme Teamatmosphäre, die das Wohlergehen unserer Mitarbeiter steigert und sorgst für reibungslose Organisation von internen und externen Office Events
- Du kommunizierst und verhandelst mit externen Dienstleistern
- Du arbeitest eng mit dem Procurement Director aus Frankreich zusammen
- Du bringst Dich mit deinem Wissen maßgeblich ein und unterstützt dein Team in der Zielerreichung mittels Coaching, Zielvereinbarungen und regelmäßigen Feedbackgesprächen


Was Du mitbringst:
- Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einen ähnlichen Abschluss aus einem relevanten Bereich
- Du konntest bereits mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im Office Management oder als Executive Assistant sammeln
- Du kennst das Umfeld in einem digitalen und schnell wachsenden Unternehmen
- Du bist ein Organisationstalent, behältst immer den Überblick und hast eine proaktive Arbeitsweise
- Du hast Spaß daran, eigenständig zu arbeiten und durch deine kommunikative und einfühlsame Art für die Mitarbeiter da zu sein
- Du hast ein gutes Gespür für die Bedürfnisse der Mitarbeiter gepaart mit einer hohen Lösungs- und Serviceorientierung
- Du besitzt sehr gute MS Office Kenntnisse
- Du kannst sicher auf Deutsch und Englisch kommunizieren


Was wir bieten:
- Eine Mission, die das Leben und die Gesundheit von Millionen von Menschen schon heute verbessert
- Ein Luxus Start-Up mit dem finanziellen Rückhalt eines gestandenen Unternehmens mit Standorten u.a. in München, Berlin, Hamburg, Köln und Paris
- Sehr gute Aufstiegschancen unabhängig von Deiner Ausbildung oder Deiner Vorerfahrung – Bei uns zählt Deine Leistung!
- Ein attraktives Vergütungspaket mit den branchenüblichen Benefits (BVG Ticket, iPhone zur Privatnutzung, vergünstigte Mitgliedschaft für den Urban Sports Club und vieles mehr)
- Ein Büro im Herzen von Berlin


Unsere 5 Grundwerte: „SPAAH“:
- Service (Service): Biete einen hervorragenden Service
- Passion (Leidenschaft): Liebe, was Du tust
- Ambition (Ehrgeiz): Kenne keine Grenzen
- Attack (Wille): Zielgerichtet auf allen Wegen Erfolg haben
- Humility (Bescheidenheit): Sei bescheiden und habe ein offenes Ohr für andere
 
Haben wir dein Interesse geweckt ? Dann bewerbe dich noch heute. Wir freuen uns von dir zu hören!